Så lyckas du med det viktiga intranätet
Blogg

Så lyckas du med det viktiga intranätet

den 16 april 2019

Systembolagets intranät ViNet var en av vinnarna i Web Service Award 2018. Med tydligt syfte och mål underlättar ViNet arbetet i vardagen och bidrar till en känsla av samhörighet bland de över 5000 anställda. En inte helt lätt uppgift. Men vilka är då framgångsfaktorerna bakom ett lyckat intranät? Sara Forsling vet.

 

När Systembolaget skulle bygga intranät stod Creuna för koncept, design och webbanalys, i tätt samarbete med Visma som utvecklade. Och från Systembolagets sida var projektet i trygga händer. Ansvarig för ViNet var Sara Forsling, som idag är tf gruppchef för redaktionen. Hon har ägnat inte mindre än två decennier åt intranät i olika roller.

– Det som är så roligt med intranät är att användarna är nära! Det betyder något för dem jag har omkring mig, säger Sara. 

Trots sin viktiga roll, är intranätet ofta eftersatt i det digitala ekosystemet.

– Det pratas mycket om att vi ska vara digitala. Det interna får sällan samma prioritering som externa digitala tjänster. Ofta tvingas vi jobba i gamla verktyg som inte är speciellt användarvänliga. För mig är det en arbetsmiljöfråga att ha användarvänliga verktyg som stödjer snarare än verktyg som skapar stress och ineffektivitet, berättar Sara. 

Tidsbesparing, användarnytta och samhörighetsskapande är Systembolagets ViNets viktigaste uppgifter. Tydligt mål och vision utifrån användarnas behov var också det som gjorde att ViNet stod som vinnare i Web Service Award. En utmärkelse som värmer, menar Sara:

– Det är jätteviktigt! Det bekräftar att det vi gör är viktigt och skapar stolthet. Just när det gäller Webb Service Award är det ju också baserat på feedback direkt från användarna och det känns extra värdefullt.

ViNet web service award nominering

Saras 10 tips för ett lyckat intranät

1) Definiera syfte och mål utifrån användarnas behov tydligt

Redan från start behöver du slå fast vad ni ska skapa och för vem. Varför ska ni ha ett intranät? Vad vill ni uppnå med det? Och hur ska ni veta om ni lyckas? Svaren hittar du hos användarna och verksamheten.

– Det är svårt att övertyga någon om att lägga resurser på det, om de inte vet varför, menar Sara.

2) Var tydlig med vad som krävs för att nå målen

Det är en sak att ha målen – en annan sak att nå dem. Var noga med att definiera vilka förändringar som behövs för att det ska vara möjligt att uppnå målen. I Systembolagets fall krävdes organisatoriska förändringar för att lyckas:

– Vi gick från decentralisering till centralisering av redaktörskapet. Från 250 personer med behörighet att redigera, gick vi ner till tre personer på heltid. Resultatet blev färre att hålla uppdaterade och utbildade – och en högre kvalitet på intranätet, berättar Sara.

3) Värdera och prioritera utifrån syfte och mål

Förutom att definiera målen, behöver ni hålla dem vid liv och jobba med dem samt revidera utifrån verksamhetens förflyttningar. Titta på dem. Det kan vara till stor användning i det dagliga arbetet, menar Sara:

– Vid varje utvecklings- eller innehållssatsning, fundera över hur det gynnar effektmålen. Har ni som mål att spara tid för en redaktör – fundera över om och hur en ny funktion kommer att bidra till det? 

4) Följ upp målen och visa på framsteg

Målen behöver också användas till att löpande utvärdera projektet. Gör kontinuerliga mätningar som visar var ni är i förhållande till målen.

– För ViNet gör vi en WSA vartannat år som ger oss ett benchmark, säger Sara. Vi gör även mätningar på sidnivå, genom att fråga användaren hur väl de får svar på sin fråga. 

5) Kom ihåg att människorna gör jobbet – inte tekniken

Håll i minnet att det är människorna som skapar innehållet och står för kontinuerliga förbättringar.

– Vi är en serviceorganisation, menar Sara. Det går inte att köpa en sökmotor eller ett CMS och tro att det fixar sig, säger Sara.

6) Avsätt tid för redaktionella förbättringar

Ett bra intranät kräver kärlek varje vecka. För att få till det krävs att man formaliserar och delegerar, menar Sara:

– Vi ses tjugo minuter i veckan och tittar på sökord och skapar insikter. Sen delegerar vi arbetsuppgifter, berättar Sara. Två timmars arbetstid i veckan avsätter vi för att ”städa” på intranätet. Vi städar bort ”lådor”, som vi säger. Hinder som kan finnas där för användaren.

7) Börja använda data tillsammans

Med ett datadrivet arbetssätt kan ni skapa insikter som hjälper er att utveckla ert intranät i rätt riktning. I teamet bakom ViNet har man beslutat sig att jobba kontinuerligt med data och skapat fasta rutiner för att implementera insikterna.

– Vi vet vad våra användare letar efter och vi ser mönster i beteenden, berättar Sara. Vi får insikter om problem och kan börja arbetet för att lösa dem. Genom data har vi också fått uppslag till artiklar och insikter om ord vi ska undvika i rubriker och text.

8) Lär dig hur dina verktyg fungerar

Tänk på att avsätta tid för att lära dig att använda de verktyg du har, för att få ut maximalt. Det kan handla om exempelvis sökmotorn, ditt CMS eller statistik- och undersökningsverktyg.

– Genom att göra det kommer du att bli bättre på att ställa krav. I slutänden kommer det att underlätta för dina besökare, menar Sara. 

9) Ha tålamod – det tar tid

Förändring tar tid och kräver en dedikerad arbetsgrupp, menar Sara. Bara förstudie och förankring tog sex månader i ViNet-projektet. Och det gäller att hålla ut hela vägen:

– Det är efter projektet, i förvaltningen, som gnetandet börjar. Framförallt det som inte är tidskritiskt eller roligt. Fundera över hur du kan göra det lite roligare – och avsätt tid för att saker ska bli gjorda, är Saras råd.

10) Kom ihåg att reflektera

Gnetandet i all ära, men kom ihåg att ta ett steg tillbaka med jämna mellanrum och reflektera över ert arbete. I ViNet-teamet har man en rutin för så kallade retrospektiv, där man går igenom fyra frågeställningar:

– Vi tittar på vad vi gjorde bra, vad vi lärde oss och vad vi borde göra annorlunda till nästa gång. Men också på sådant som förbryllar oss – saker vi inte vet hur vi ska lösa, som kan ligga kvar ett tag, berättar Sara.

Vill du ha fler tips för ditt intranät?

Vill du veta mer om arbetet bakom Systembolagets intranät? Eller behöver du komma igång med ett nytt intranät för din egen organisation? Hör av dig till Peter Dagnell