Paulig: Miten tukea yrityskulttuuria modernilla intranetilla

Uuden intranetin haluttiin vastaavan monikansallisen yrityksen tarpeisiin, jossa tiedon, sisällöntuottajien sekä erilaisten roolien määrä on valtava. Rakenteen haluttiin tukevan myös tuottavuutta ja sisäisesti yhtenäistä One Paulig -ajattelua.

Tietomäärän nopea kasvu on yksi intranetin keskeisistä haasteista suurissa yrityksissä. Miten rakentaa intranet, joka kiinnostaa ja vetää puoleensa? Pauligilla ratkaisuna toimivat uusi teknologia, sisällön huolellinen suunnittelu, käyttäjien profilointi, jaettu vastuu sisällöstä ja tiedon käyttäjäryhmäkohtainen kohdistaminen.

Paulig on konserni, jolla on noin 2000 työntekijää kolmessatoista eri maassa. Päätoimialoja on useita ja työtekijöiden tehtävät vaihtelevat paljon roolista riippuen. Vuoden 2015 lopulla Pauligilla todettiin, että vanha intranet oli aikansa elänyt ja uudistusprosessi oli syytä aloittaa. 

”Vanha intranet oli tuolloin noin 5 vuotta vanha. Yksi haaste oli, että yritys oli noiden vuosien aikana kehittynyt mm. yritysostojen kautta siten, että intranet ei enää palvellut uutta organisaatiorakennetta”, kertoo Pauligin Communications Manager Piia Puska.

Lisäksi tekniset toiminnallisuudet, kuten haku ja mobiilisaatavuus, eivät toimineet halutulla tavalla.

Uuden intranetin haluttiin vastaavan erityisesti suuren monikansallisen yrityksen tarpeisiin, jossa tiedon, sisällöntuottajien sekä erilaisten roolien määrä on valtava. Intranetin rakenteen haluttiin tukevan myös tuottavuutta ja sisäisesti yhtenäistä One Paulig -ajattelua.

”Strategiamme yksi kulmakivi on kulttuuri. Me toimimme useissa eri maissa emmekä kaikki pääse saman kahviautomaatin ympärille juttelemaan asioista, joten se on tehtävä virtuaalisesti. Uuden intran avulla haluttiin mahdollistaa aiempaa laajempi yhteistyö ja tuoda kaikille näkyviin se, että olemme osa isompaa kokonaisuutta.”

Intranet integroitiin HR-järjestelmään

Creuna toteutti Pauligin intranetin uudistuksen keväällä 2017.

Paulig aloitti projektin tekemällä taustaselvitysen North Patrolin kanssa. Vanha intranet oli Episerver-pohjainen ja uuden osalta päädyttiin samaan ratkaisuun. Tällä kertaa tosin valittiin pilviversio vanhan on-premise -version sijaan.

”Halusimme intranetin ilmeestä raikkaan ja herkullisen. Episerver antoi tähän hyvät työkalut. Myös kieliversioinnit toimivat hyvin, joka on tärkeää näin kompleksisessa kokonaisuudessa, jossa kieliversioita on paljon.”

Intranetin rakenne räjäytettiin kokonaan uusiksi. Rakenteesta tehtiin mahdollisimman yksinkertainen, joka oli sama kaikille. Episerverin kieliversiointeja hyödyntämällä sisältösivuilla pystyttiin tarjoamaan kuitenkin kohdennettua sisältöä kullekin maalle esimerkiksi tilanteissa, joissa lainsäädäntö vaihteli maasta toiseen.

Tärkeää oli myös integraatio HR-järjestelmään, joka mahdollisti intranetin sisältöjen ja näkymien automaattisen räätälöinnin perustuen käyttäjän bisnes-divisioonaan, maahan tai toimipisteeseen.

”Ideana oli, että saadaan kaikki työntekijät käyttämään yhtä yhteistä intranetiä, joka tarjoaa heidän profiiliaan vastaavaa suodatettua sisältöä henkilökohtaisten preferenssien mukaan”, sanoo Creunan Lead Developer Janne Tuutti.

Hän nostaa esiin sen, miten tärkeää on, että käytettävät tietovarastot ovat kunnossa ja ajantasalla tällaiseen projektiin lähdettäessä.

”Intranetissa, joka toimii tietovarastona tuhansien ihmisten henkilödataan, on oleellista, että duplikoituja sisältöjä ei ole. Se on tärkeää jo ihan liiketoiminnallisesta näkökulmasta: jos henkilötietoja joudutaan ylläpitämään useammassa paikassa, syntyy valtavasti käsityötä ja tilanteita, joissa tieto ei ole kaikkialla sama. Siihen kuluu hirveästi resursseja.”

Puska on samoilla linjoilla. Hän painottaa, että projektiin lähdettäessä resurssit pitää olla selvitettynä ja projektitiimille on oltava allokoituna riittävästi aikaa.

”Mukaan kannattaa ottaa mahdollisimman laajasti ihmisiä ympäri organisaatiota. Meillä oli projekti jaettu sisältöosuuteen, IT-osuuteen ja lanseeraukseen, joista jokaisella oli oma stream lead.”

Episerverin tarjoaa myös poikkeuksellisen hyviä työkaluja muiden keskeisten toiminnallisuuksien toetutukseen, kuten hakutoimintoon sekä sisällöntuottajien hyvän ja selkeän käyttöliittymään. Lisäksi Episerver Frameworkin työkalut profiloidun sisällön toteuttamiseen ja kategorisointiin ovat erinomaiset.

Miten saada henkilöstö sitoutumaan intranetiin?

Uuden intranetin käyttöaste Pauligilla on todella korkea ja kuukausittainen raportointi kertoo, että parempaan päin ollaan edelleen menossa. Puska kuitenkin muistuttaa, että kun intran rakenne muuttuu radikaalisti, ei henkilöstö omaksu sitä päivässä. Kova käyttöaste on systemaattisen työn tulosta.

”Me emme lähetä massasähköposteja, vaan ohjaamme suoraan intraan. Kaikki tietävät, että se on tehokkain ja yksi ainoa paikka löytää yrityksen sisäinen tieto.”

Henkilöstö sitoutettiin mukaan projektiin sen alkumetreiltä lähtien. Viesti on ollut, että intra ei ole pelkästään viestinnän virallinen kanava, vaan henkilöstöä on rohkaistu ottamaan editori-oikeuksia ja käymään keskustelua aiheesta kuin aiheesta.

”Jokainen on kuitenkin sen oman alansa paras asiantuntija ja haluamme, että tieto kulkee helposti ihmisten välillä. Uskon, että paremmat tulokset syntyvät siitä, kun vastuu ja valta annetaan viestintäorganisaatioiden ulkopuolelle, ja me keskitymme enemmän koulutukseen, tukeen ja strategisten asioiden viestimiseen.”

Käyttöaste on toki yksi hyvä mittari, kun tarkastellaan, onko intranet toimiva. Mutta toisin kuin monen muun verkkopalvelun kohdalla, intranetin tavoite pitäisi itseasiassa olla se, että siellä käytetty aika vähenisi. Se tarkoittaa todennäköisesti sitä, että haluttu tieto on löytynyt nopeasti. 

Tätä tavoitetta tuettiin tekemällä uutisvirrasta mahdollisimman selkeä: perusnäkymässä on jokaisesta uutisesta kuva, otsikko ja ingressi. Uutisvirran pystyy selaamaan nopeasti läpi ja poimimaan siitä itselle olennaiset aiheet.

Janne Tuutti pitää tärkeänä, että yritykset panostaisivat intranetin haun toimivuuteen ja sisältöjen löydettävyyteen entistä enemmän huomiota.

”Creunan Ruotsin-toimisto toteutti Riksdagenille intranet-uudistuksen. Riksdagenilla on yksi ihminen täysipäiväisesti tekemässä intranetin SEO:ta ja miettimässä miten relevantti sisältö saadaan esille.”

Oman yrityksen intran toimivuutta pääsee helposti testaamaan tekemällä hakukoneella yksinkertaisia testejä: löytyykö tietyllä hakusanalla ne sisällöt, jotka pitäisi. Huomiota tulisi erityisesti kiinnittää niihin sisältöihin, jotka eivät löydy ja pohtia syitä miksi näin on.

Jokaiselle käyttäjälle yksilöllinen intranet

Henkilön HR-tietoon perustuvan profiilin mukaan Pauligin intranet suodattaa henkilölle automaattisesti tarjottua tietoa uutisissa, työkaluissa ja sisältösivuissa. Osallistavampaa kulttuuria tuettiin tuomalla uutisiin mukaan tykkäys- ja kommentointimahdollisuus sekä tapa lisätä omia ”some” -päivityksiä.

Teknologisina uudistuksina käyttäjille tehtiin 2-vaiheinen kertakirjautuminen (SSO), joka yhdessä pilvipohjaisen intranet-ratkaisun kanssa mahdollistaa intranetin käytön millä tahansa päätelaitteella turvallisesti. Tuutti kehuu, että Paulig oli projektiin lähdettäessä tehnyt pohjatyönsä hyvin ja käytettävät teknologiat ja tietovarastot olivat selvillä.

”Rakensimme tunnistautumisen monesta palikasta siten, että kone tietää sivulle tultaessa, kuka olet ja pystyy profiloimaan oikean sisällön ja työkalut. Halusimme, että intrasta tulee todella state of art ja vältämme kaiken ylimääräisen välihallinnoinnin.”

Integraatio toteutui lopulta helposti ja tehdyt teknologiset ratkaisut toimivat hyvin.

”Se oli helppoa, kun tiesimme, että jokaisella käyttäjällä on yksi uniikki ID, jota kuljetamme tunnistautumisen kautta saitille ja toisaalta, mistä taustajärjestelmästä haemme tiedot.”

Sisällön rakenteet pistettiin kokonaan uusiksi ja sivupohjia syntyi lopulta melko vähän, 3-4 kappaletta. Yksinkertainen malli palvelee niin sisällöntuottajia kuin loppukäyttäjiä.

Tuutti suosittelee, että intranetejä uudistettaessa lähdettäisiin mahdollisimman yksinkertaisesta minimum viable product -mallista, jota sitten kehitettäisiin käyttäjien toiveiden mukaan.

”Intranet on ideaali testaamiseen! Kohderyhmä on sisäinen ja se on puhtaammin sovellus, kuin muut verkkopalvelut. Fokuksen pitäisi olla alussa puhtaasti toiminnallisuuksissa, eikä yksittäisissä elementeissä. Kun aletaan pohtia pikselin paikkoja, mennään julistesuunnittelun puolelle.”

Uuden intranetin käyttöaste todella korkea

Pauligin uusi intranet on saanut erinomaista palautetta sekä uusilta että vanhoilta työntekijöiltä. Henkilöstölle teetetyssä tyytyväisyyskyselyssä 89,9% vastaajista ilmoitti olevansa intranetiin tyytyväisiä.

”Olen saanut uusilta työntekijöiltä iloista palautetta, että olemme ensimmäinen työpaikka, jossa intraa seurataan näin paljon!”, Puska kertoo.

Hyvin indeksoidulla ja helposti löydettävällä sisällöllä on myös käytännön vaikutuksia yrityksen kannattavuuteen. Kun dokumentit ja toimintaohjeet löytyvät helposti intranetistä, säästää se merkittävästi mm. HR-osaston työtä.

”Arjessa se luo tehokkuutta ja tukea ihmisten työnteolle.”

Faktat

Asiakas: Oy Gustav Paulig Ab

Creunan asiakas vuodesta: 2017

Julkaisujärjestelmä: Episerver

Muita Episerver töitämme

Haluatko kuulla lisää?

Oletko kiinnostunut, miten Creuna voisi auttaa sinun yritystäsi? Siitä kertoo mielellään lisää